Guida Interpretativa 2340-1 - Supervisione dell’Incarico

1. Il responsabile internal auditing o un un suo delegato deve adeguatamente supervisionare l’incarico. La supervisione dell’incarico è un processo che inizia con la pianificazione e prosegue attraverso tutte le fasi dell’incarico. Tale processo include:

  • assicurarsi che tutti gli internal auditor siano in possesso delle conoscenze, delle capacità e delle altre competenze richieste per svolgere l’incarico;
  • fornire istruzioni adeguate durante la pianificazione dell’incarico e approvare il programma di lavoro;
  • assicurare che i programmi approvati siano completati, a meno che le variazioni intervenute non siano state motivate ed autorizzate;
  • verificare che le carte di lavoro dell’incarico supportino adeguatamente le osservazioni, le conclusioni e le raccomandazioni dell’incarico;
  • assicurarsi che le comunicazioni dell’incarico sino accurate, obiettive, chiare, concise, costruttive e tempestive;
  • assicurarsi che gli obiettivi dell’incarico siano stati perseguiti e raggiunti;
  • offrire agli internal auditor opportunità di sviluppo delle conoscenze, delle capacità e di altre competenze.

2. Il responsabile internal auditing è responsabile di tutti gli incarichi di internal audit, sia di quelli effettuati dalla struttura che svolge attività di internal audit, sia di quelli effettuati da consulenti esterni, e dei pareri professionali più significativi espressi durante l’incarico. Il responsabile internal auditing, inoltre, deve adottare strumenti adeguati per assicurare che tale responsabilità sia perseguita. Tali strumenti includono politiche e procedure progettate per:

  • minimizzare il rischio che gli internal auditor o altri soggetti che lavorano per la struttura che svolge attività di internal audit, esprimano un giudizio professionale o eseguano delle attività che non siano coerenti con il giudizio professionale del responsabile internal auditing, tali da compromettere negativamente l’incarico;
  • risolvere le divergenze nei pareri professionali tra il responsabile internal auditing e lo staff di internal audit, relativamente a criticità significative riguardanti l’incarico. Strumenti per la soluzione delle suddette divergenze possono comprendere la discussione di fatti attinenti, l’ulteriore approfondimento o ricerca, la documentazione e l’evidenziazione dei diversi pareri nelle carte di lavoro dell’incarico. Ad esempio, in presenza di pareri professional divergenti su tematiche etiche, uno strumento adatto potrebbe essere la comunicazione della criticità a quei soggetti all’interno dell’organizzazione che hanno la responsabilità sulle questioni etiche.

3. Tutte le carte di lavoro devono essere supervisionate per assicurare che supportino la comunicazione dei risultati e che siano state effettuate le necessarie procedure di audit. L’evidenza della supervisione deve essere fornita tramite l’apposizione della sigla e della data da parte del supervisore su ciascuna carta di lavoro esaminata. Altre tecniche che forniscono evidenza della verifica di supervisione effettuata, sono la compilazione di una check list di controllo delle carte di lavoro, l’elaborazione di un memo in cui si specifica natura, estensione e i risultati della verifica, oppure l’analisi e l’accettazione delle revisioni attraverso i software per la gestione dei documenti.

4. I supervisori possono annotare per iscritto (note di revisione) i quesiti che emergono dal processo di revisione. Quando si chiariscono i punti indicati nelle note di revisione, è necessario assicurarsi che le carte di lavoro forniscano adeguata evidenza che i quesiti emersi nel corso del processo di revisione siano state risolti. In alternativa, le note di revisione possono essere gestite nel seguente modo:

  • conservare le note di revisione quale documentazione dei quesiti posti dal supervisore, le modalità adottate per la loro soluzione e i risultati di tale processo;
  • eliminare le note di revisione dopo che i quesiti emersi siano stati risolti e le carte di lavoro siano state opportunamente corrette per fornire le necessarie informazioni.

5. La supervisione dell’incarico fornisce anche un’opportunità di formazione e sviluppo degli internal auditor e per la valutazione delle prestazioni.

 

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gennaio 2009

Standard 2340-Supervisione dell'Incarico